记录传输

传输记录档案

档案馆是一个机构的记录官方资料库,并作为该机构的集体记忆。出于这个原因,只记录有永久性的,历史悠久的和持久的价值应移交给档案馆。

价值评估

在一般的办公需要保持在该办公室下产生的任何文件或起源的副本。相反,不需要一个办公室,以保持与其他办公室在同一机构中创建文件的副本。当进行区分ESTA尝试选择要保存的文件将减少明显重复的记录存储在整个机构。

它是有帮助的那纸来区分是“备案”和那些以供参考。 “记录的”通常的论文是指那些由办公室和不可用长期价值创造。 (例,非日常书信,会议记录,报告和主题文件。)参考资料(例如,手册和出版物)由办公室获取一般来说,以协助他们的工作和起源其它地方。如果不再被使用的参考的材料,它可以被破坏。如果设备是支持在办公室创建工作的,应当留存备查。

用于除草的记录准则

当准备记录转移到档案,请抛弃的下列材料类别。其结果是在存储空间和成本,更快的信息更有效的检索显著的节约。广泛除草纪录是在必要时大量基含有参考副本或文件的重复副本。只有那些转移材料原件部门或那些你作为该机构的员工创造发挥了积极作用。

草案: 根据合同,协议,信件或政策的签署结束了,所有之前的草稿和笔记,无论是手写的,硬拷贝或电子,应该被销毁。

例程对应(纸件和电子): 所有传入和传出通信的短期管理价值。例子包括套用信函,一般查询,感谢信,并寒暄交流。在迎接一个特殊的场合或病发牌,从风陵渡保留别人发给的个人和实例的情况。

不活动常规预算部门的文件: 详细和汇总财务记录是由财务部门留存。他们并不需要由个别部门保留。

杂: 文件和出版物,参考资料和书籍旧,供应和供应商目录,办公用品,以及记录等部门和机构,空白表格,老静止的出版物丢弃多个副本。

准备纸和转移等物理记录

准备记录转移到档案馆办公室创建该记录的责任。 [以下简称为原点的办公室。]只有被授权的转账记录到档案这些办事处可以这样做。如果您在阅读下面的说明后,有任何疑问,请联系档案工作人员索要个人咨询。

1.箱

这需要档案的所有记录在标准尺寸的存储盒进行包装(10“高×12”宽×15“d)。办事处需要提供用于转账记录的箱子。该记录将被保存在盒子里,这些,直到它们被存档品质箱转移。

批准的储物盒:

  • 银行家格子铺基本强度/文件存储盒
  • Office Depot公司快速设置有电梯的储物盒关闭盖子
  • 奎尔高档品牌EZ折叠储物盒

2.包装盒子

  • 如果记录被清除不必要的材料:如吊夹,粘结剂,报告封面,橡胶带,长尾夹,回形针或。
  • 应在文件中放置的记录文件夹克利里贴有标签。
  • 应记录包装由原属局和字母或数字顺序使用的文件系统根据。
  • 记录应在垂直盒子,在同一方向进行放置。不要躺在垂直文件夹归档记录顶部
  • 不宜过度包装盒。一盒包装正确。当有365bet体育排在后面,上安全盖配合一英寸的空间,没有边凸出。如果一个框不能被完全充满,使用废纸揉成一团,以填补空白。
  • 记录是否过大,如建筑图纸,陷害照片,或书籍,应装在盒子或管大到足以持有它们。与玻璃,帧中的任何项:如图片,应用纸包,以确保它不会在传送过程中断裂。
  • 淘汰项目的重复副本,除非有令人信服的理由来留住他们。如果把由该机构主办的活动的程序,四份是足够的。
  • 不送参考书,办公设备说明书,空白表格,出版物或文具,或损坏或无法识别物体的过剩库存。
  • 不要把松散的材料,即货品没有任何明显的顺序,先不讨论这种转移随着档案的特殊情况。

3.标注框

每个箱子的外面必须贴上标签来识别身份克利里的内容。必须在箱体短的一端被记录ESTA的信息,以便它可以读取它已经过气后的档案束之高阁。标记格式如下:

  • 原产地办公室
  • 中框的内容简述
  • 在盒子的记录日期跨度
  • 登录号*

*: Institutional code (AB: Archdiocese of Baltimore; PSS: Associated Sulpicians of the U.S.; SMSU: St. Mary’s Seminary & University) – Date (yyyymmdd) – Box # (each box being transferred should be numbered in sequential order)

例如:

大主教办公室(原属局)
主题文件,A-B(箱中)
2001-2010(日期跨度)
ab20120501-1(登录号)

4.准备转账记录形式

记录每一个转让必须包括一个记录传递形式。 ESTA正式形成记录文件从原产办公室转移到档案馆。它包含的转移记录的详细列表,派出盒的总数,以及发生转移的日期。

保持你的办公室副本,并在纸质和电子形式发送给两个档案。 

记录传输形式: rec_transfer_form

5.转移箱档案

联系档案工作人员安排的记录档案的物理传输。通常工作人员会拿起10个或更少盒。对于较大的箱号,或者,如果其他条件作出捡拾排除工作人员,办公室转移记录应该咨询携全体员工,使档案备用安排。

6.从档案检索文件

原属局愿你提交原产地申请表的办公室借回传送的文件档案室。该办事处将需要引用记录转让形式确定它需要借哪个文件(S)。

原产地申请表的办公室: office_origin_req_form

在收到表格后,档案工作人员将联系请求如期回升或交付。

7.借来的文件返回给档案

之后的办公室已经使用完借来的文件必须及时返还。联系档案工作人员通知当文件将被退回,并安排上门提货或送货。个人应在密封的信封里的文件夹进行放置。档案盒不需要密封。